Quando si parla di “comunicato stampa” ci riferisce ad un testo scritto per diffondere ai media una precisa notizia o per rilasciare una dichiarazione. L’obiettivo è veicolare ai media un determinato messaggio per farlo conoscere al pubblico. Solitamente un comunicato stampa viene inviato da parte dell’ufficio stampa ad una mailing list di giornalisti e redazioni, un vero tesoretto costruito nel tempo con impegno, capace di garantire l’efficacia o meno dell’invio. Più la mailing list è accurata, ampia e più i contatti con i giornalisti sono personali, più chance avrà la notizia di uscire. Successivamente, il testo viene anche pubblicato nella pagina web dell’azienda e/o nelle piattaforme social per amplificarne la portata.
Un comunicato stampa apparentemente è una semplice elaborazione di una notizia impacchettata per esser poi sviluppata dai professionisti dell’informazione. “Apparentemente semplice” perché non basta stilare una sfilza di informazioni per suscitare l’interesse di un redattore, ma serve un focus informativo preciso: bisogna dare un messaggio che rispetti determinate regole e che sia mediaticamente appetibile. Ci deve essere, prima di tutto, una notizia.
Per questo la scrittura di un comunicato solitamente è affidata a chi ha una formazione, se non giornalistica, almeno informativa, che abbia conoscenze sulla sua specifica strutturazione e sulle caratteristiche principali. Esso dev’essere il punto di partenza e appoggio per un redattore che poi dovrà rielaborarlo usando i contenuti che più gli interessano.
Errori/orrori? Gli elementi per renderlo più efficace
Innanzitutto l’attacco deve tenere il tema, quindi nelle primissime righe si deve trovare il focus informativo. Esso può rivelarsi polemico, informativo o celebrativo in base agli accordi tra ufficio stampa e azienda/Ente, e avere poi un filo conduttore per creare un pezzo coerente e interessante.
Dev’essere accattivante per agganciare l’interesse del destinatario, ma esaustivo per offrirgli tutte le informazioni tecniche, comprese le famose 5W giornalistiche. Troppi dati lo farebbero risultare una lista della spesa, con il rischio che si crei confusione e non si capisca quale sia il focus del messaggio.
Un buon ufficio stampa sa anche qual è l’orario più adatto per l’invio del comunicato: possibilmente entro le 13:00 perché è in quel momento che si svolge la prima riunione redazionale, con i temi che finiranno nel giornale del giorno seguente. Se entro l’orario del pranzo il comunicato è ancora in fase di elaborazione, bisognerà poi effettuare un corposo recall per avvisare i giornalisti dell’invio.
I passaggi chiave dovrebbero essere evidenziati nel testo (in corsivo o in grassetto), senza stravolgere la grafica generale del comunicato: dev’essere preso seriamente, non risultare un mix di font poco professionale.
Per fornire ancora più elementi informativi e rendere un comunicato stampa completo e utile ai giornalisti, è buona norma allegare fotografie (per giornali cartacei) o video (per redazioni televisive).
Un buon comunicato non deve necessariamente essere lungo come un trattato di pace: una quindicina di righe possono rivelarsi esaustive se scritte bene. In linea di massima non dovrebbe mai superare le due cartelle.
Infine la differenziazione dei destinatari: scrivere un comunicato per far conoscere la nuova macchina elettrica dell’azienda per cui si fa l’ufficio stampa alla redazione di cronaca nera o di cucina, vi farà sembrare poco credibili. È opportuno dedicare qualche minuto in più nella scelta dei destinatari all’interno della mailing list, così come bisogna fare attenzione nell’inviare il comunicato a tutte le diverse testate locali e nazionali (a meno che non si tratti di un’esclusiva, ma in questo caso non è esaustivo un comunicato stampa quanto piuttosto un’intervista o un’inchiesta ad hoc all’Ente o all’azienda).
L’invio ai giornalisti:
Un grave errore che commettono molti uffici stampa, è trasmettere la mail con il comunicato solo in allegato! Un giornalista durante la giornata riceve numerosi messaggi, tra cui molto spam: per non perdere la posta nell’etere quindi è più corretto e utile inviare una mail che abbia come oggetto il titolo del messaggio preceduto da una dicitura come “CS. Sig. Mario Rossi”. Il comunicato stampa direttamente nel testo e poi, in allegato, il file Word del comunicato stesso con eventualmente foto o video.
A proposito di Word: un comunicato allegato in PDF non è una mossa intelligente, in quanto un giornalista deve poterlo rielaborare, ed eventualmente ampliare con altre informazioni acquisite. Inviate sempre il pezzo salvato su Word: è un modo per favorirgli il lavoro e ve ne sarà grato perchè non dovrà riscrivere tutto da sè.
Infine il recall: spedire una mail per ricordare al giornalista che gli è stato inviato un comunicato stampa significa intasargli la posta elettronica inutilmente. Si consiglia un messaggio breve direttamente sul cellulare (se si dispone del numero di telefono), altrimenti basta mandare la mail entro i tempi di redazione ed eventualmente un veloce (!) colpo di telefono.
Copia e incolla o rielaborazione?
Una volta scritto, spedito e fatto il recall, un comunicato non è più nelle vostre mani. Potrà capitare il giorno seguente di trovare sul giornale un copia e incolla di quanto avete scritto, ma qui dipende dalla bravura di un giornalista, dal tempo a disposizione per ampliare la notizia, dallo spazio sulla pagina… Ancora, potremmo non vedere il nostro comunicato pubblicato se non era abbastanza interessante o se altre notizie avevano la precedenza.
Un ufficio stampa deve svolgere un buon lavoro a priori, quindi ricordando il target, valutando il registro linguistico, rispettando le scadenze orarie, favorendo il lavoro di redazione e utilizzando tutte le strategie che sono elencate sopra. Insomma: bisogna allinearsi con il giornalista per catturarne l’attenzione. Ma non si può obbligare un giornalista a scrivere la notizia, nè tanto meno a scriverla proprio come la volete voi.
Riepilogando, dal titolo alla chiusura, un comunicato stampa è un documento ufficiale che va trasmesso secondo regole precise: saperle e rispettarle permetterà all’ufficio stampa (che rappresenta l’azienda, va ricordato sempre!) di comunicare efficacemente e arrivare al pubblico, aumentando i futuri clienti o fidelizzando con quelli che già vi conoscono!
Leggete i nostri comunicati stampa per farvi un’idea e contattateci se avete bisogno di un supporto professionale!
