Metodi per comunicare efficacemente

Anno nuovo, progetti nuovi. È questo il momento di riorganizzare, programmare e fare pulizia. Ci si chiede dunque se forse anche la nostra newsletter non debba essere smantellata: c’è chi le cestina senza aprirle, chi le considera spam e chi non riesce a vederne alcuna utilità. Insomma, sembra essere ormai uno strumento inutile e, quindi, agonizzante. Ma è davvero così?

A cosa serve la newsletter?

Il problema fondamentale sta nel fatto che spesso la newsletter viene considerata alla stregua di un giornale pubblicitario inserito in una casella postale: inutile, indesiderato, fastidioso.

Certamente la newsletter è per enti, aziende e personalità di spicco, anche uno strumento di pubblicità, almeno in maniera collaterale. Ma, prima di tutto, è un mezzo per comunicare informazioni e notizie utili, importanti o interessanti per associati, clienti, agenzie e/o giornali.

Se una newsletter finisce dunque nel cestino senza nemmeno essere letta, non è perché questo strumento è ormai divenuto inefficace, quanto piuttosto perché non è ben organizzato.

Come si scrive una buona newsletter e quando inviarla?

La newsletter va inviata ogni qualvolta si abbia qualcosa di importante da comunicare: un evento, alcune novità o un’informazione che dev’essere resa nota.

Di norma, sarebbe bene avesse una cadenza regolare (settimanale, mensile, trimestrale…), ma in caso di necessità è possibile inviare newsletter speciali, appositamente preparate per un determinato scopo. Ad esempio, in caso di un evento o un corso al via, una newsletter da inviare ad una platea precedentemente selezionata permetterà di far circolare più rapidamente la notizia e di raggiungere in maniera più diretta gli interessati di quanto invece non possa fare un semplice post sui canali social o un articolo sul sito web.

Casi particolari a parte, la newsletter dovrebbe contenere tutto ciò che è importante, utile e interessante, in questo preciso ordine, così da essere funzionale e fornire un buon servizio a chi la riceverà. Spazio alle novità all’inizio, dunque, con a seguire aggiornamenti e tutto ciò che è necessario si sappia in merito all’ente o all’azienda e soltanto alla fine altre eventuali curiosità e comunicazioni meno rilevanti.

Altri scopi della newsletter

La newsletter può anche essere un ottimo canale non solo per informare, ma anche per formare il proprio pubblico di riferimento: come una sorta di rubrica, può contenere approfondimenti su determinate tematiche utili al cliente. Una consulente di immagine, ad esempio, potrà condividere col suo seguito una newsletter inerente i colori più in voga del momento; uno studio legale, invece, farà certamente cosa gradita ai propri assistiti comunicando gli ultimi risvolti in tema di diritti; infine, un’associazione o un ordine professionale potranno rendere partecipi di una riflessione su qualche tematica di attualità i propri iscritti.

Estetica della newsletter

Affinché una newsletter diventi davvero degna dell’attenzione di chi la riceve, è necessario anzitutto che sia facilmente consultabile. Una breve lettera introduttiva come incipit e un sommarietto con rimandi alle varie parti del messaggio, saranno un buon riassunto per chi non ha il tempo di scorrere l’intera comunicazione e un ottimo strumento per rintracciare più agevolmente ciò che davvero conta per chi vorrà leggerla.

Seguiranno dunque le varie notizie, nell’ordine prima suggerito (importante, utile, interessante), magari divise in settori: un titolo ben in risalto per ogni sezione renderà la newsletter più ordinata.

Si chiuderà con un breve saluto e una call to action, come un invito a visitare il sito web o a seguire le pagine social.

Sempre fondamentale per l’estetica della newsletter e per renderla appetibile è la scelta dei colori, dei font e delle immagini utilizzate, che dovranno essere coerenti con l’immagine dell’ente, evitando mix inadeguati o sgradevoli: meglio evitare font graziati, preferendo invece i bastoni (come Arial, Calibri, Myriad Pro), di più facile lettura; è sempre preferibile ricorrere ai colori della palette aziendale (se logo e sito sono sui toni del blu, i colori caldi saranno sicuramente banditi); fondamentale ricorrere a immagini con una buona risoluzione, magari arricchendole con un collegamento ipertestuale, un link che rimandi a una determinata sezione del sito, ma senza esagerare.

Strumenti utili e gratuiti per creare una buona newsletter

Esistono alcuni strumenti sul web che possono aiutare nella creazione di una buona newsletter: ne permettono l’elaborazione secondo layout personalizzabili e la sua condivisione con circa 2000 contatti in via del tutto gratuita. Alcuni di questi strumenti possono anche essere integrati al proprio sito, come MailPoet in WordPress. Altri, invece, sono esterni, ma possono essere associati a una specifica mail, come MailChimp. Strumenti come questi sono utili, poiché semplificano il lavoro di progettazione e consentono anche di integrare all’interno della propria newsletter foto, video e link esterni.

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